Dokumenten-Management
& Workflow-Automation

schnell, sicher, kostengünstig

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Unentbehrlich für Ihr Unternehmen

Gearbeitet wird überall: Im Büro, im Homeoffice und auch unterwegs. Mit DocuWare digitalisieren Sie alle erforderlichen Informationen und sichern den Informationsfluss zwischen Entscheidungsträgern. Der Zugriff mit Laptop, Smartphone oder Tablet ist von überall und zu jeder Zeit möglich – das ist heute der Standard für alle Prozesse im Unternehmen.

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Informationen erfassen und verwalten

Finden Sie Dokumente mit Sicherheit

Bereiten Sie verstreuten Informationen ein Ende. Mit DocuWare führen Sie gescannte Belege, Dateien beliebiger Programme, E-Mails und deren Anhänge oder online erfasste Daten in einem zentralen, sicheren und gemeinsam durchsuchbaren Archiv zusammen.

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Workflows ohne manuelle Schritte steuern

Sorgen Sie für reibungslose Prozesse

Vereinfachen und beschleunigen Sie dokumentbezogene Aufgaben durch automatisierte Workflows. Regeln Sie Bearbeitungsschritte, passen Sie diese spontan veränderten Anforderungen an und reagieren Sie sofort auf Ausnahmen.

Klügere Entscheidungen treffen

Nutzen Sie Ihre Informationen gezielt Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter zu schnelleren und besseren Entscheidungen: Mit DocuWare liegen alle Informationen zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang innerhalb weniger Sekunden im Zusammenhang vor.

Buchhaltung und Finanzen

Straffe Rechnungsprozesse für fundierte Zahlen

  • Erfassen Sie Rechnungen ohne Aufschub mit den dazugehörigen Bestellungen
  • Verlassen Sie sich auf einen reibungslosen Genehmigungsprozess der Rechnungen
  • Greifen Sie direkt aus Ihrem ERP-System oder Ihrer Buchhaltungssoftware auf Lieferscheine, etc. zu
  • Archivieren Sie Ausgangsrechnungen automatisch beim Senden oder Drucken

Vertrieb und Kundendienst

Für hoch engagierte Vertriebsteams entwickelt

  • Bringen Sie Kundenakten und Produktinformationen auf die Mobilgeräte Ihrer Außendienstmitarbeiter
  • Verschaffen Sie Ihrem Vertrieb jederzeit Einblick in Verträge und Korrespondenz, damit er die Anliegen seiner Ansprechpartner kennt
  • Ermöglichen Sie Ihrem Kundendienst Auftragsdaten mobil zu erfassen und automatisiert ans Backoffice weiterzuleiten

Personalmanagement

Einfaches, modernes HR-Management

  • Digitalisieren Sie papierbasierte Dokumente und managen Sie alle Unterlagen in einem zentralen, sicheren Archiv
  • Ihre Daten sind zu 100 % sicher, vertrauliche Daten sind dank Zugriffsberechtigungen und Datenverschlüsselung geschützt
  • Verwalten Sie Abwesenheiten oder Gehaltsabrechnungen auch mobil

Elektronische Signaturen

Im digitalen Büro gehören elektronische Signaturen inzwischen zum täglichen Geschäft

  • Sammeln Sie Unterschriften von allen relevanten Mitarbeitern zeitnah ein
  • Signieren Sie ganz unterschiedliche Dokumente wie Reisekostenabrechnungen oder Verträge
  • Das Dokument wird zusammen mit der Signatur revisionssicher im Archiv gespeichert
  • Signieren Sie ganz einfach von unterwegs per Handy

Digitale Transformation ändert alles!

Mit den richtigen Strategien lässt sich die digitale Transformation Ihres Unternehmens gezielt beschleunigen. 

Abschied vom Papier

Papier verhindert zügiges Arbeiten, geht leicht verloren und ist noch dazu ein sehr kostspieliges Medium. Moderne Unternehmen lassen analoge Archive und papierbasierte Abläufe konsequent hinter sich, um Kosten und Zeit zu sparen und wertvolles Unternehmenswissen vor Verlust und Missbrauch zu schützen.

Digitales Dokumenten-Management stellt alle Daten strukturiert und sicher bereit, damit Sie und Ihr Team effizient arbeiten können.

Automatisierte Prozesse

In der Automatisierung verschiedener Aufgaben steckt enormes Potenzial. Prozesse wie Rechnungsbearbeitung, Onboarding oder Vertragsmanagement beinhalten zahlreiche Schritte und Entscheidungspunkte, die digitalisiert und automatisiert werden können.

Erlösen Sie Ihre Teams von den frustrierenden Zeitfressern manueller Büroarbeit und stärken Sie dafür Talente, Fachwissen und Servicekultur.

Mobile Mitarbeiter

Ob Homeoffice oder Flughafen: Der moderne Arbeitsplatz ist mobil. Doch damit verteilte Fachkräfte produktiv zusammenarbeiten, genügen mobile Geräte und schnelle Netze allein nicht.

Ermöglichen Sie moderne, dezentrale Arbeitsmodelle – durch sichere Informationen, die jederzeit, an jedem Ort und auf jedem Gerät zur Verfügung stehen.

Compliance

Richtlinien wie GoBD, DSGVO oder HIPAA, aber auch interne Regeln sollten Ihr Unternehmen nicht ausbremsen, sondern ganz im Gegenteil, seine Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Nutzen Sie Compliance-Anforderungen zu Ihrem Vorteil. Verankern Sie Sicherheit, Transparenz und Datenschutz in Ihrem Unternehmen und jeder wird profitieren: Ihr Team genauso wie Ihre Kunden.

Flexibilität der Cloud

Jahrzehntelang wurde Unternehmens-IT in Form von starren, lokalen Systemen bereitgestellt. Es war zeitintensiv und aufwändig, Software zu installieren, Updates einzuspielen und Daten zu sichern. Infrastruktur aus der Cloud eröffnet Führungskräften von heute völlig neue Möglichkeiten.

Noch nie war es so einfach, Mitarbeiter mit leicht verständlichen Tools auszustatten, Workflows individuell anzupassen oder Speicherplatz zu skalieren.

Elektronische Signaturen

Unterschreiben Sie Dokumente mit einer elektronischen Signatur und stellen Sie die Echtheit wichtiger Business-Dokumente sicher. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur sind Ihre Dokumente rechtskräftig und werden auch hohen Sicherheitsansprüchen gerecht.

Das sagen unsere Kunden

„Die DocuWare Cloud bietet uns eine ideale Plattform für den Austausch vertraulicher Dokumente mit unseren international agierenden Kunden und deren Mitarbeiter. DocuWare liefert einen wesentlichen Beitrag zur Verschlankung, Automatisierung und Beschleunigung der Liefer- und Datenhaltungsprozesse in unserem Unternehmen.“

Claudia Bosenius
CEO Payroll Service GmbH, Kirchzarten bei Freiburg

„Dank DocuWare konnte das klassische Ordner-Archiv schmal gehalten und Lagerhaltungskosten reduziert werden. Mit der Einführung der elektronischen Signatur wollen wir einen weiteren Schritt in die digitale Zukunft wagen.“

Hans-Peter Pleuler
Geschäftsführer Pleuler Industrie-Service KG, Elzach

„Dank DocuWare hat sich die Fehlerquote im Rechnungsworkflow massiv verringert. Langes Suchen und auf Freigaben warten gehört nun der Vergangenheit an und Rechnungen können rechtzeitig gezahlt werden.“ Eva Istok, Leitung Buchhaltung Nachsorgeklinik Tannheim

„Durch die Cloud-Lösung sind Ressourcen für weitere Anwendungen frei und die dreifach-redundante Sicherung wird von DocuWare direkt im Rechenzentrum übernommen.“ Kevin Farin, IT-Administrator Nachsorgeklinik Tannheim

„Vor DocuWare hatten wir ein sehr großes Papierarchiv, Dokumente wurden teilweise doppelt abgeheftet. Dies gehört nun der Vergangenheit an. Nicht nur die Kommunikation mit dem Steuerberater hat sich durch DocuWare Cloud wesentlich verbessert, auch Prozesse sind einfach abgebildet und Dokumente sind GobD-konform und redundant archiviert.“

Benjamin Villinger, Geschäftsführer Schreinerei Villinger, Häusern

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