E-Akte: So digitalisieren Sie Ihre Verwaltung richtig

Den Strom der ein- und ausgehenden Informationen korrekt zu kanalisieren und möglichst schnell strukturiert zur Verfügung zu stellen: Das ist eines der Geheimnisse unternehmerischen Erfolges und das Prinzip des Verwaltungshandeln in jeder Behörde. Mit Hilfe der E-Akte wird dafür gesorgt, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Dokumente stets zur Hand haben, die sie im Tagesgeschäft benötigen.

Jederzeit informiert, permanent auskunftsfähig

Elektronische Akten bringen also Struktur in die tagtägliche Flut der Informationen: Analog und digital, in Form von E-Mails, Briefen, Verträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellbestätigungen, Reklamationen, Rückfragen und vieler anderer Belege. E-Akten schaffen Transparenz, bringen alle Beteiligten auf einen einheitlichen Wissensstand und sind im Gegensatz zu schweren Aktenordnern äußerst mobil und dezentral zugreifbar. Und das in unterschiedlichster Ausprägung, zum Beispiel als digitale Kundenakte, als digitale Personalakte oder als elektronische Vertragsakte.

Doch was genau ist eine E-Akte?

Elektronische Akten fassen alle sachlich zusammengehörigen Vorgänge und Dokumente in einem „digitalen Ordner“ zusammen, der durch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bereitgestellt wird. Diese E-Akten enthalten dann alle relevanten E-Mails, sonstige elektronisch erstellte Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente (Dateien). Sie stellen also die vollständige Information über einen bestimmten Sachverhalt bereit.

Die E-Akte kann, abhängig vom Bedarf, als eigenständige Lösung implementiert werden oder aber um Workflows zur elektronischen Vorgangsbearbeitung ergänzt werden. Das sind zum Beispiel Rechnungseingang oder Urlaubsantrag. Mögliche Ergänzungen bieten auch Collaboration-Tools, etwa zur Unterstützung von Projekt- und Gremienarbeit, und IT-Systeme wie ERP, HR oder CRM.

Auf diese Weise ersetzt die E-Akte – auch in Behörden – die Aktenführung auf Papierbasis. Die elektronische Akte gliedert sich typischerweise in die eigentliche Akte, den zugehörigen Vorgang bzw. Prozess und die entsprechenden Dokumente. Akte, Vorgang und Dokument werden durch ihre Metadaten beschrieben und haben typische Eigenschaften.

Die E-Akte gibt so beim Dokumenten-Management den formalen und inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Vorgänge und Dokumente vor, die davon nicht abweichen dürfen. E-Akten werden mit Metadaten beschrieben (zum Beispiel Aktenzeichen, Aktentitel, Erstellungs-/Änderungstermin, Laufzeit/Aufbewahrungsfrist usw.) und sind chronologisch oder fachlich geordnet.

Der Vorgang als Teileinheit einer E-Akte ist die kleinste Sammlung zusammengehöriger Dokumente zur Bearbeitung eines Geschäftsprozesses. Er bildet den formalen, inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Dokumente und wird ebenfalls durch Metadaten beschrieben (zum Beispiel Vorgangszeichen/-titel, Laufzeit usw.).

Dokumente werden im Vorgang bearbeitet und sind papiergebundene oder elektronisch erstellte Objekte wie Fax, E-Mail, Datenbank-Auszüge und andere Dateien (zum Beispiel Scans, PDF- oder Office-Dateien, Bilder) einschließlich aller ergänzenden Angaben, die zum Verständnis notwendig sind. Zu diesen Angaben gehören vor allem die Metadaten, z. B. Dokumentennummer, Absender, Betreff, Aktenzeichen oder Laufzeit.

Versionierung inklusive

Jedes Dokument ist bei allen Änderungen, Vermerken und Ergänzungen grundsätzlich einem Vorgang zugeordnet; die Versionierung und die Zugriffskontrolle wird automatisch sichergestellt. Alle Metadaten müssen sich in dem durch die Objekthierarchie vorgegebenen Rahmen bewegen. Enthält die Akte zum Beispiel eine Aufbewahrungsfrist, so kann die Aufbewahrungsfrist im Vorgang oder Dokument derjenigen der Akte nicht widersprechen.

Auch Papierdokumente können Bestandteil einer E-Akte sein. Man spricht dann von einer Hybridakte, bei der aus rechtlichen oder praktischen Gründen bestimmte papierbasierte Originale parallel in einer sogenannten „Papierrest-Akte“ geführt werden. Das ist dann eine simple, zum Beispiel chronologisch sortierte, Sammlung von Unterlagen, die entweder nicht gescannt werden können, zum Beispiel gebundene Eingänge, oder aufgrund von Formvorschriften im Original in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Aus pragmatischen Gründen können scanbare Papierdokumente digitalisiert und als elektronische Kopien der E-Akte zugeordnet werden. Um Aktenvollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Beziehung zwischen Papierrest-Akte und vollständiger E-Akte zu gewährleisten, werden beiderseitig Verweise angelegt.

Elektronische Akten gibt es im Standardformat oder auch als Individuallösung, die im Rahmen eines Projektes auf Basis von DocuWare konzipiert und wahlweise On-Premises oder in der Cloud bereitgestellt wird. E-Akten ermöglichen es, Daten und Dokumente nach vordefinierten, flexiblen Ordnungskriterien und Aktenstrukturen zu organisieren und an spezifische Arbeitsabläufe, z. B. im Rahmen des Vertragsmanagements, anzupassen.

Branchen- und abteilungsspezifische Aktenstrukturen – Beispiele für die E-Akte

Die gute Nachricht: Es gibt längst branchen- und abteilungsspezifische Aktenstrukturen. Sie müssen also bei der digitalen Dokumentenverwaltung nicht bei null anfangen, sondern können auf das Know-how erfahrener Anwender zurückgreifen.

Ein typisches Beispiel ist die digitale Personalakte

Sie bildet heutzutage die Grundlage eines modernen Personalmanagements und ist wesentlicher Bestandteil zeitgemäßer HR-Prozesse. Die Gründe sind vielfältig: Sie ist revisionssicher, ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auch auf Dienstreise oder im Homeoffice und spart Zeit bei der Ablage und Suche. Auch die Versionierung der Dokumente kann automatisch erfolgen.

Digitale Vertragsakten

Digitale Vertragsakten sind inzwischen aus dem P2P-Prozess nicht mehr wegzudenken. Sie helfen unter anderem, Termine, Sonderkonditionen und Lieferbedingungen immer im Blick zu haben.

Die E-Akte Bund

Dieses dritte Beispiel ist ein Kernelement des 2013 verabschiedeten E-Government-Gesetzes (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden, von denen damals 70 Prozent noch keine elektronische Aktenführung betrieben.

Im § 6 EGovG heißt es deshalb: „Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. […] Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden.“ Das erklärte Ziel: Ende 2025 sollen für gleiche Funktionen jeweils nur noch maximal zwei Basisdienste bzw. zwei Querschnittsdienste laufen. Die E-Akte Bund sollte den fachlichen Anforderungen der Ressorts sowie den organisatorischen Anforderungen genügen, die im „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ (OeV) beschrieben sind.

Dabei sind E-Akten weit mehr als nur die digitale Kopie einer Papierakte. Sie sind intelligent und stellen dem Anwender genau die Informationen zur Verfügung, die er für seine Aufgabe benötigt. Dank ergänzender Workflow- und Reporting-Features sorgen E-Akten ganz nebenbei für mehr Effizienz und Transparenz.

Die Personalakte als „intelligente Akte“

Das wird am Beispiel Personalakte deutlich: Adressänderungen, Arbeitsverträge oder Krankenversicherungsnachweise sind typische Vorgänge und Dokumente, die zu den E-Akten der Personalabteilungen gehören. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HR-Abteilung müssen die Informationen in den Dokumenten und Formularen überprüfen und verschiedene Transaktionen nutzen, um die entsprechenden Stammdaten im ERP- und/oder HR-System einzusehen oder zu ändern.

Die Arbeit mit Papierdokumenten ist für die Personalabteilung mühsam, da zusätzliche Zeit benötigt wird, um die Dokumente in Ordnern und Regalen zu finden, die eingehenden Unterlagen zu sortieren und abzulegen und die gedruckten Daten mit den elektronischen Daten im ERP- bzw. HR-System abzugleichen oder sie dort einzutippen. Dieser Prozess wird noch komplizierter, wenn Mitarbeiterakten von einem Standort zum anderen geschickt werden müssen. Ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der gern auch als „Papiertourismus“ bezeichnet wird, weil „das Papier auf die Reise“ geht. Die E-Akte ist also weit mehr als nur ein „Informationsträger“. Der Zugriff auf die Dokumente in der E-Akte erfolgt bequem über die Anwendungsoberfläche oder einen Browser.

Wenn die Verwaltung digitalisiert werden soll, kommt es nicht nur auf eine detaillierte Planung und sorgfältige Implementierung an, die bestehende IT-Systeme und Prozesse berücksichtigt. Vor allem geht es aber darum, die Belegschaft ins Boot zu holen und durch ihre aktive Beteiligung an der Umsetzung Akzeptanz zu schaffen. Denn auch die beste E-Akte bringt keinen Vorteil, wenn sie nicht genutzt wird. Hier gilt es, unbegründete Vorbehalte – Stichwort „Jobkiller Digitalisierung“ – und Scheu vor der Technik durch Schulungen und praxisnahe Übungen aus dem Weg zu räumen. Das gelingt am besten, wenn die Vorteile für die tagtägliche Arbeit praxisnah kommuniziert werden.

Vorgehensmodell E-Akte Bund

Das Vorgehensmodell „E-Akte Bund“ ist ein gutes Beispiel für einen organisatorischen Handlungsleitfaden, aus dem nicht nur Großkonzerne, sondern auch Mittelständler die für ihr Umfeld relevanten Maßnahmen ableiten können. Darin ist die Einführung der E‐Akte in fünf überschaubare Projektphasen gegliedert:

  1. Anbahnung
  2. Initialisierung
  3. Voraussetzungen
  4. Durchführung
  5. Abschluss

Phase 1, Anbahnung:

In dieser Phase legt das Management Ziele und Strategien fest, stellt personelle und finanzielle Ressourcen bereit und gibt das Projekt in Auftrag.

Phase 2, Initialisierung:

Zu Beginn arbeitet sich das Projektteam thematisch ein und setzt darauf aufbauend das Projektmanagement auf. Das Projektteam legt den Grundstein für Querschnittsaufgaben, die während des gesamten Projektverlaufs fortlaufend geprüft werden. Mit zunehmender Erfahrung können diese Aufgaben, z. B. Projektplanung und -controlling, Wissens- und Veränderungsmanagement sowie Risikomanagement, angepasst werden.

Phase 3, Voraussetzungen schaffen:

Anschließend geht es um die Erarbeitung eines Konzepts und den Aufbau spezifischen Wissens. Dafür sammelt das Projektteam Unterlagen und tauscht sich mit internen und externen Experten aus. Um den Wissenstransfer zu gewährleisten und Spezialprobleme zu behandeln und immer sonst, wenn verschiedene Fachleute zusammenarbeiten, kann die Methode des „Runden Tisches“ gewählt werden.

Phase 4, Durchführung:

Hier gilt es, das erforderliche Wissen für den User-Support aufzubauen, der entscheidende Beiträge zur Zufriedenheit der Userschar leistet. Erfahrungen werden geteilt und dokumentiert, um zu vermeiden, dass bei jeder neuen Rollout-Stufe die immer gleichen Fehler wiederholt werden. Treten Fehler und Probleme auf, werden Lösungswege und Prozesse definiert, um die Zusammenarbeit des Projektteams mit First-, Second- und Third‐Level‐Support effizient zu gestalten.

Phase 5, Abschluss:

Ist die E-Akte erfolgreich implementiert, geht es darum, das im Projektteam gesammelte Wissen allgemein nutzbar zu machen. Das erfolgt idealerweise sukzessive durch die Dokumentation im Projektverlauf. Das Projektteam prüft die gesammelten „Lessons Learned“ im Rückblick daraufhin, ob sie für zukünftige Projekte nützlich und verständlich dokumentiert sind. Außerdem wird ein Expertenregister angelegt, das dann auch gepflegt wird. Denn in der Praxis können sich diese Daten schnell ändern. Dauerhafte Aufgaben werden an die Fachbereiche und die IT-Abteilung übergeben.

Die E-Akte kann die digitale Transformation der Verwaltungsarbeit nicht allein stemmen

Ähnliche Überlegungen für eine Strategie zur Einführung der E-Akte finden sich im Kochbuch für E‐Government, das für die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit auf kommunaler Ebene fünf Strategien empfiehlt:

  1. Priorisierung nach Bedarfen und Bedürfnissen der Kunden
  2. Priorisierung nach verwaltungsbezogenem Nutzen
  3. Systematische Veränderung der Arbeitsweise gesamter Organisationseinheiten
  4. Rechtlichen Vorgaben folgen
  5. „Quick Wins“ nutzen

Diese Strategien stellen Typisierungen dar und können miteinander kombiniert werden. Im „Kochbuch“ befinden sich nähere Erläuterungen.

Mit einer reinen E‐Akte, d. h. einer elektronischen Ablage bzw. Dokumentenverwaltungssoftware, können die strategischen Ziele einer digitalen Transformation der Verwaltungsarbeit voraussichtlich nicht erfüllt werden. Somit ist die E‐Akte immer im Kontext zu den anderen Komponenten zu sehen. Dazu gehören neben den klassischen IT-Systemen rund um ERP, CRM und HR auch Collaboration-Software und virtuelle Arbeitsräume für die Teamarbeit sowie Workflow- bzw. RPA-Tools zu Dokumentenlenkung.

Artikel von Hermann Schäfer, Vice President Sales DocuWare

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